Marie

Recept på en lyckad konferensresa

Marie — Fri, 21 Aug 2020 10:12:54 +0000

”Den bästa resa vi varit på”. ”Allt flöt på utan problem”. ”Vilka genomtänkta aktiviteter”. Så kan kommentarerna efter en lyckad konferensresa låta. Bakom varje positiv utvärdering ligger en minutiös planering. Följ med BokningsBolagets Marie Reese när hon åkte till Aten för att förbereda ett event.

De träffas en tidig morgon på Arlanda. Marie och hennes kund. Tillsammans ska de rekognosera och planera inför en konferensresa för 250 personer som ska gå av stapeln ett halvår senare. Det är många detaljer som ska falla på plats. Moment som vi tar för givet är inte självklara utomlands. Marie har jobbat med utlandskonferenser och events i 30 år och vet vilka problem som kan uppstå.

Behovsanalysen är grunden till allt. Det gäller att lyssna till vad kunden vill uppnå med mötet. En konferensresa av den här storleken är en stor investering och ingenting får gå fel. En buss som inte kommer, en måltid med dålig service eller ett ostädat hotellrum kan ta fokus från budskapet i mötet.

Ofta när BokningsBolaget åker på ”rekresa” är syftet att välja destination. Nu var det redan klart. Efter noga överväganden hade valet fallit på Aten. Marie tar alltid fram flera förslag på destinationer. Hon vet vilka resmål och hotell som fungerar för grupper. Det är helt andra krav på logistik när en grupp på 250 personer ska ut och äta middag än när du åker med familjen. En resa som den här till Aten är ett sätt att säkerställa kvaliteten.

Det är två intensiva dagar som väntar i Aten. Marie har gjort ett program där olika alternativ inför konferensen ska testas. Från flygplatsen åker de direkt till Plaka – Atens gamla stadsdel som klättrar på Akropolis sluttning. Medan Marie berättar om planerna sitter hon med klockan och tar tiden. Hur långt är det från flygplatsen till bussparkeringen, hur många minuter krävs det för 250 personer att gå därifrån till tavernan.

På tavernan blir de varmt välkomnade av ägaren. Tillsammans går de igenom kapacitet och möblering innan de provsmakar de grekiska smårätterna. In på bordet kommer ett stort antal mezes. De utvärderar smakerna och diskuterar sig fram till vad som kan passa gruppen bäst. Marie är i sitt esse. Hon delar med sig av sina erfarenheter.

Hotellet är även det bokat i förväg. Önskemålet var att det skulle ligga nära havet, city och flygplatsen. Marie lyckades hitta en plats som levde upp till alla kriterier. Här handlar all planering om logistik. Den förbereds långt i förväg på BokningsBolagets kontor där digitala verktyg hanterar den komplexa deltagadministrationen. Redan i inbjudan görs val av resa, aktiviteter, boende och kost.

På plats på hotellet finns också värdar från BokningsBolaget som underlättar incheckning och delar ut namnskyltar och konferensmaterial. Välkomnandet i lobbyn är det första intrycket och det måste vara positivt.

Hotellet kunden valt ligger vackert i en sluttning ner mot havet. En anledning till varför valet föll på just det här hotellet var konferenskapaciteten. När det gäller mötesdelen är det extra viktigt att inte ta något för givet. Teknik ingår oftast inte i priset. Ljud och ljus kan innebära stora extrakostnader. Marie går noggrant igenom det tekniska upplägget. Efter genomgången uttryckte Maries kunder sin uppskattning över att hon var med. De hade till exempel aldrig själva kommit på att beställa vatten, vilket kändes som en självklarhet, eller att säga ifrån om filtdukarna på borden.

Marie hade förberett olika scenarion att välja mellan. Det handlade om alternativa restauranger och aktiviteter men också om olika tidsaspekter. Antal timmar i konferenslokalen var fastlagt men inte när på dygnet de skulle äga rum. Vad uppskattar deltagarna mest – egen tid vid poolen eller en stund inne i Aten? Vad blir mest tidseffektivt och vad ger de mest minnesvärda upplevelserna?

Höjdpunkten på de allra flesta utlandsevent är galamiddagen. Den här kunden är inget undantag. De besöker flera festlokaler, den ena mer unik den andra. De fastnade till slut för ett privat museum med såväl antik som modern konst, allt inramat av en fantastisk trädgård. Festligheterna börjar med en vandring genom ett grekiskt Skansen och slutar i en modern konsthall perfekt för en trendig middag med disco. Listan på detaljer som diskuterades här var lång. Menyer, dryck (vad och hur mycket), antal bussar och tidpunkter för dem. Musik, dukning och dekorationer.

Framgångsreceptet för en lyckat konferensresa är enligt Marie att skapa en mix av stilar och smaker. Programmet måste ha variation och den ena måltiden får inte vara den andra lik. Aktiviteterna ska passa alla och upplevelserna vara genuina. I nästa nummer av Tid För Konferens kan ni läsa om vad som hände när konferensresan gick av stapeln. Stämde Maries tidsplaner, sken solen över Akropolis och blev galamiddagen magisk? Fortsättning följer …

James berättar…

Marie — Mon, 27 Jul 2020 18:46:22 +0000

När vi planerade för vår sommaravslutning ville vi i år gärna komma ut på havet och segla. Marie tog fram ett perfekt upplägg där vi med hjälp av ett par duktiga skeppare fick spendera några fina soliga timmar i skärgården. Dagen avslutades med en härlig grillmiddag tillsammans och som final på kvällen hade vi en rolig musicquiz.
Tack vare Maries kunskaper blev det en oförglömlig dag för alla!

En resa utomlands ger mervärde till mötet

Marie — Mon, 27 Jul 2020 15:51:18 +0000

Prag är en av Europas vackraste huvudstäder och en perfekt destination för konferenser. Det fick 70 medlemmar i Comfort-kedjan uppleva under två intensiva dygn i våras.

Comfort är Sveriges största VVS-installationskedja. Varje år arrangerar de ett ägarmöte till vilket medlemsföretagen bjuds in. För att öka mötets attraktionskraft skulle de för första gången träffas utomlands i år. Katarina Lindström, som är VD-assistent för Comfort-kedjan, insåg i ett tidigt stadium att det skulle innebära större utmaningar och mer arbete än att boka en konferensanläggning i Sverige. För att få hjälp tog hon kontakt med Marie Reese på BokningsBolaget.

– Vi klickade direkt. Hon förstod vår målgrupp och vad vi var ute efter. Vi hittade genast rätt nivå och jag fick bra förslag utifrån vår budget, säger Katarina Lindström.

Valet föll på Prag. Det är ett kostnadseffektivt resmål som du kan besöka mer än en gång i livet. Genuina bryggerier och trevliga pubar faller många i smaken. Comfort-företagen finns spridda över hela Sverige och deltagarna kom flygandes från Stockholm, Göteborg och Köpenhamn. Trots komplex logistik med olika landningstider och bussar kunde konferensen komma igång till lunch. Det var många punkter på agendan. Två hela halvdagar ägnades åt strategier och ägarfrågor. Det största syftet med resan var att öka samarbete och samverkan mellan medlemmarna.

– Det händer något med en grupp när de lämnar Sverige. Helst plötsligt blir alla mer här och nu, säger hon.

Det finns alltid någonting att prata om när man är i en främmande miljö med nya intryck. Det blir lätt att komma i kontakt med personer du aldrig pratar med annars. För att förstärka den möjligheten delades gruppen in i olika lag där de fick jobba med medlemmar från andra delar av landet. Tillsammans upptäckte de Prags största sevärdheter genom en uppdragstävling.

Staden är kompakt och det är lätt att ta sig runt mellan alla historiska sevärdheter. Pragborgen, Karlsbron och Rådhuset med det astronomiska uret. Vid tio olika stationer skulle de svara på frågor och lösa uppgifter.

– Efteråt fick jag höra att de här timmarna var de mest givande på hela resan. De hade fått nya givande bekantskaper.

När uppgifterna var utförda samlades alla på en pub och gick igenom svaren. Öl är en del av Prags kultur men även måltiden. Matscenen i Tjeckiens huvudstad har ändrats de senaste åren. Influenser utifrån har öppnat upp för trendiga kök med smaker från hela världen. Sida vid sida lever den tjeckiska mattraditionen men idag serveras den ofta med en modern twist. Ett exempel på en sådan krog är Pohostine (Karlín). Dit gick Comfort-gruppen den första kvällen. I en lokal med cool industridesign serverades tjeckisk mat tillagad av lokala råvaror från ett öppet kök.

– Det är kul att prova på det som är typiskt för orten, att gå till en krog dit Pragborna går. Marie hade hittat det här stället som låg på en bakgata en bit bortanför de klassiska turiststråken. På vägen dit var jag nästan lite orolig men det var en lyckoträff, berättar Katarina Lindström.

Andra kvällen provade de tjeckisk gourmetmat av den högre skolan. Restaurant Mlýnec ligger vid floden Vlatava med utsikt över Karlsbron. Det serverades innovativa rätter, lika vackra som smakfulla. Även här fick deltagarna någonting att prata om.

–Nya upplevelser öppnar upp för både sociala och affärsmässiga kontakter. Det finns ett stort värde i att resa utomlands tillsammans, säger hon.

En utvärdering som deltagarna fyllt i har bekräftat att resan var lyckad. De uppskattade att få resa utanför Sverige och har redan kommit med förslag på nya resmål. Katarina Lindström har bestämt sig för att fortsätta samarbetet med BokningsBolaget inför nästa resa. Hon tyckte det var skönt att ha Marie vid sin sida, inte minst på plats nere i Prag.

– Nu hoppas jag att ännu fler vill följa med på nästa konferens. Målet är att att alla ska känna att en Comfort-resa vill man inte missa. Tack vare Prag är vi en bra bit på väg.

Katarina avslutar;
När det blir dags att planera vår nästa konferens anlitar vi självklart Marie igen.

Comfort-kedjan:
Comfort är Sveriges största VVS-installationskedja med 160 etableringar inom entreprenad, butik och e-handel, med drygt 1 800 certifierade montörer. De erbjuder helhetslösningar inom vatten och värme i hela Sverige.