”Den bästa resa vi varit på”. ”Allt flöt på utan problem”. ”Vilka genomtänkta aktiviteter”. Så kan kommentarerna efter en lyckad konferensresa låta. Bakom varje positiv utvärdering ligger en minutiös planering. Följ med BokningsBolagets Marie Reese när hon åkte till Aten för att förbereda ett event.
De träffas en tidig morgon på Arlanda. Marie och hennes kund. Tillsammans ska de rekognosera och planera inför en konferensresa för 250 personer som ska gå av stapeln ett halvår senare. Det är många detaljer som ska falla på plats. Moment som vi tar för givet är inte självklara utomlands. Marie har jobbat med utlandskonferenser och events i 30 år och vet vilka problem som kan uppstå.
Behovsanalysen är grunden till allt. Det gäller att lyssna till vad kunden vill uppnå med mötet. En konferensresa av den här storleken är en stor investering och ingenting får gå fel. En buss som inte kommer, en måltid med dålig service eller ett ostädat hotellrum kan ta fokus från budskapet i mötet.
Ofta när BokningsBolaget åker på ”rekresa” är syftet att välja destination. Nu var det redan klart. Efter noga överväganden hade valet fallit på Aten. Marie tar alltid fram flera förslag på destinationer. Hon vet vilka resmål och hotell som fungerar för grupper. Det är helt andra krav på logistik när en grupp på 250 personer ska ut och äta middag än när du åker med familjen. En resa som den här till Aten är ett sätt att säkerställa kvaliteten.
Det är två intensiva dagar som väntar i Aten. Marie har gjort ett program där olika alternativ inför konferensen ska testas. Från flygplatsen åker de direkt till Plaka – Atens gamla stadsdel som klättrar på Akropolis sluttning. Medan Marie berättar om planerna sitter hon med klockan och tar tiden. Hur långt är det från flygplatsen till bussparkeringen, hur många minuter krävs det för 250 personer att gå därifrån till tavernan.
På tavernan blir de varmt välkomnade av ägaren. Tillsammans går de igenom kapacitet och möblering innan de provsmakar de grekiska smårätterna. In på bordet kommer ett stort antal mezes. De utvärderar smakerna och diskuterar sig fram till vad som kan passa gruppen bäst. Marie är i sitt esse. Hon delar med sig av sina erfarenheter.
Hotellet är även det bokat i förväg. Önskemålet var att det skulle ligga nära havet, city och flygplatsen. Marie lyckades hitta en plats som levde upp till alla kriterier. Här handlar all planering om logistik. Den förbereds långt i förväg på BokningsBolagets kontor där digitala verktyg hanterar den komplexa deltagadministrationen. Redan i inbjudan görs val av resa, aktiviteter, boende och kost.
Hotellet är även det bokat i förväg. Önskemålet var att det skulle ligga nära havet, city och flygplatsen. Marie lyckades hitta en plats som levde upp till alla kriterier. Här handlar all planering om logistik. Den förbereds långt i förväg på BokningsBolagets kontor där digitala verktyg hanterar den komplexa deltagadministrationen. Redan i inbjudan görs val av resa, aktiviteter, boende och kost.
På plats på hotellet finns också värdar från BokningsBolaget som underlättar incheckning och delar ut namnskyltar och konferensmaterial. Välkomnandet i lobbyn är det första intrycket och det måste vara positivt.
Hotellet kunden valt ligger vackert i en sluttning ner mot havet. En anledning till varför valet föll på just det här hotellet var konferenskapaciteten. När det gäller mötesdelen är det extra viktigt att inte ta något för givet. Teknik ingår oftast inte i priset. Ljud och ljus kan innebära stora extrakostnader. Marie går noggrant igenom det tekniska upplägget. Efter genomgången uttryckte Maries kunder sin uppskattning över att hon var med. De hade till exempel aldrig själva kommit på att beställa vatten, vilket kändes som en självklarhet, eller att säga ifrån om filtdukarna på borden.
Marie hade förberett olika scenarion att välja mellan. Det handlade om alternativa restauranger och aktiviteter men också om olika tidsaspekter. Antal timmar i konferenslokalen var fastlagt men inte när på dygnet de skulle äga rum. Vad uppskattar deltagarna mest – egen tid vid poolen eller en stund inne i Aten? Vad blir mest tidseffektivt och vad ger de mest minnesvärda upplevelserna?
Höjdpunkten på de allra flesta utlandsevent är galamiddagen. Den här kunden är inget undantag. De besöker flera festlokaler, den ena mer unik den andra. De fastnade till slut för ett privat museum med såväl antik som modern konst, allt inramat av en fantastisk trädgård. Festligheterna börjar med en vandring genom ett grekiskt Skansen och slutar i en modern konsthall perfekt för en trendig middag med disco. Listan på detaljer som diskuterades här var lång. Menyer, dryck (vad och hur mycket), antal bussar och tidpunkter för dem. Musik, dukning och dekorationer.
Framgångsreceptet för en lyckat konferensresa är enligt Marie att skapa en mix av stilar och smaker. Programmet måste ha variation och den ena måltiden får inte vara den andra lik. Aktiviteterna ska passa alla och upplevelserna vara genuina. I nästa nummer av Tid För Konferens kan ni läsa om vad som hände när konferensresan gick av stapeln. Stämde Maries tidsplaner, sken solen över Akropolis och blev galamiddagen magisk? Fortsättning följer …